به عنوان یک پیمانکار دستیار مجازی، وظیفه شما مدیریت مدیریت برای مشتریانتان خواهد بود. طیف خدماتی که ارائه می کنید می تواند متفاوت باشد و باید سازماندهی خوبی داشته باشید، بتوانید مشکلات را حل کنید و برای مقابله با هر موقعیت احتمالی در یک محیط اداری سریع فکر کنید.
دستیار مجازی (VA) حرفه ای است که این روزها تقاضای زیادی دارد. این بیشتر یک موقعیت از راه دور است و شروع به کار را برای افرادی که تازه با این مفهوم آشنا هستند آسان می کند. شما می توانید از هر جایی کار کنید و مشتریان خود را به دلخواه انتخاب کنید.
چه علاقه مند به کسب اطلاعات بیشتر در مورد این حرفه منعطف باشید و چه به فکر راه اندازی یک کسب و کار دستیار مجازی باشید، این راهنما با تجزیه موارد ضروری که باید در نظر بگیرید، راه را به شما نشان می دهد.
کسب و کار دستیار مجازی چیست؟
دستیار مجازی یا کسب و کار آزاد اداری به پیمانکاری اطلاق می شود که خدمات اداری را برای مشتریان شرکتی، معمولاً شرکت های کوچک تا متوسط، ارائه می دهد. این حرفه دستیار مجازی نامیده می شود زیرا این متخصصان معمولاً کارمندانی از راه دور هستند که از طریق اتصال به اینترنت کار می کنند.
این انعطاف‌پذیری عملیاتی به دستیاران مجازی اجازه می‌دهد تا از هر جایی کار کنند و هر تعداد مشتری را که می‌توانند مدیریت کنند انتخاب کنند. کسب و کار دستیار مجازی یک مفهوم انعطاف پذیر و قابل تنظیم است. با این حال، اداره کسب و کار VA بستگی به موقعیت مکانی، ساعات کار، خدماتی که ارائه می دهید و مهارت های شما دارد.
این سطح از سازگاری و انعطاف پذیری، کسب و کار دستیار مجازی را در معرض رقابت شدید قرار می دهد. برای شروع به چیز زیادی نیاز ندارید، که باعث می شود حتی رقابتی تر شود. در واقع، تنها چیزی که برای تبدیل شدن به یک VA نیاز دارید دانش اداری اولیه، مهارت های ارتباطی خوب، توانایی فنی مناسب و یک اتصال اینترنتی قابل اعتماد است.
در حالی که برای شروع به هیچ تجربه قبلی نیاز ندارید، به شواهد ملموسی مبنی بر مهارت های ارتباطی، مدیریت پروژه و سازمانی خود نیاز دارید تا با ارائه سوابق اثبات شده، مشتریان را جذب کنید.
حال بیایید در مورد آنچه که برای راه اندازی یک کسب و کار دستیار مجازی نیاز است بحث کنیم.
مشخص کنید که کدام خدمات را ارائه خواهید داد
بهترین چیز در مورد راه اندازی یک کسب و کار VA، خدمات متنوعی است که می توانید ارائه دهید. با این حال، این نیز یک مشکل است زیرا راه اندازی کسب و کار شما با ارائه خدمات بیش از حد ممکن است طاقت فرسا شود. بهترین اقدام این است که با تخصص در چند حوزه تجاری که با دقت انتخاب شده اند شروع کنید.
دستیارهای مجازی مدرن معمولاً خدمات اداری عمومی مانند:
- مدیریت سوابق و مکاتبات؛
- خدمات مشتری از طریق تلفن یا ایمیل؛
- مدیریت ایمیل؛
- حسابداری و حسابداری؛
- صورتحساب و صورتحساب؛
- برنامه ریزی قرار ملاقات؛ و
- مدیریت تقویم
ارائه خدمات اضافی شانس شما را برای شکست دادن رقبا افزایش می دهد. بازاریابی کسب و کار را به عنوان مکملی برای پیشنهاد خود در نظر بگیرید. خدمات بازاریابی کسب و کار VA عبارتند از:
- مدیریت رسانه های اجتماعی؛
- مدیریت جامعه؛
- ویراش ویدیو؛
- پیگیری فروش؛
- تبلیغات فیسبوک؛
- تولید محتوا و وبلاگ نویسی؛
- ایجاد و ارسال خبرنامه ایمیل؛
- خدمات سئو؛
- مدیریت تقویم تحریریه؛
- شبح نویسی;
- مدیریت شریک؛
- نام تجاری؛ و
- توزیع روابط عمومی
همچنین باید خدمات تخصصی را بر اساس مهارت ها، دانش و تجربه موجود خود در نظر بگیرید. در اینجا برخی از ملاحظات وجود دارد:
- تحقیقات بازار؛
- ورود اطلاعات؛
- رونویسی؛
- ویرایش؛
- تصحیح؛
- راه اندازی وبینار؛
- نگهداری و طراحی وب سایت؛ و
- طراحی گرافیک.
با تعریف خدماتی که ارائه خواهید داد شروع کنید. شرایط خود را در نظر بگیرید و بر اساس تجربیات گذشته خود جایگاهی را انتخاب کنید تا پایه ای قوی برای کسب و کار VA خود ایجاد کنید.
ایجاد یک بسته خدمات پایه نقطه شروع خوبی است. خدمات شما باید ترکیبی از مهارت های مدیریت تجاری و اداری مانند نگهداری وب سایت، پشتیبانی مشتری، برنامه ریزی و ارسال ایمیل باشد.
بازار هدف خود را درک کنید
انتخاب بازار هدف گام بعدی در ایجاد عملیات VA است. بسیاری از متخصصان با تجربه VA می گویند که بهترین کار این است که تجربه VA خود را در صنعتی که تجربه قبلی در آن دارید بازاریابی کنید.
از آنجایی که شما از قبل این بازار را می شناسید، می توانید سازمان های تجاری و نیازهای خاص آنها را هدف قرار دهید تا با ایجاد یک ارزش پیشنهادی منحصر به فرد، از رقبای خود پیشی بگیرید. برای ایجاد شبکه تجاری خود، مشتریانی را از مشاغل قبلی خود بیاورید.
مطمئن شوید که بازخورد می‌خواهید و نظرات و نظرات مثبت مشتریان را در وب‌سایت و رسانه‌های اجتماعی خود درج می‌کنید. دستیابی به مشتریان بالقوه راهی عالی برای تمرکز بر یک صنعت یا جایگاه خاص است، زیرا به شما امکان می دهد یک پایگاه مشتری منحصر به فرد ایجاد کنید و برند خود را ایجاد کنید.
چه حسابدار، حسابدار، متخصص مراقبت های بهداشتی یا مشاور املاک باشید، تقریباً هر صنعتی فرصت های تجاری سودآوری را برای دستیاران مجازی حرفه ای فراهم می کند.
یک طرح تجاری ایجاد کنید
شما خدماتی که باید ارائه دهید و بازار هدف کسب و کار VA خود را شناسایی کرده اید. اکنون زمان آن رسیده است که به مرحله مهم بعدی عملیات خود بروید – ایجاد یک طرح تجاری.
طرح کسب و کار سند مهمی است که به شما کمک می کند تا جنبه های اصلی اداره کسب و کار VA خود را تعریف کنید:
- دامنه خدمات حرفه ای که ارائه خواهید کرد؛
- بازار شما؛
- مخاطبان هدف؛
- رقبای اصلی شما؛
- جستجو برای نوع کسب و کار شما؛
- قیمت گذاری شما؛
- بودجه ای که برای شروع نیاز دارید؛ و
- ROI مورد انتظار
طرح کسب و کار همچنین یک سند رسمی است که به شما کمک می کند تا اهداف، اهداف و ماموریت کسب و کار خود را مشخص کنید. همچنین می تواند به شما کمک کند تا بهترین ساختار کسب و کار را برای عملیات خود ترسیم کنید.
شما همچنین باید برنامه های قیمت گذاری خود را در طرح تجاری خود بگنجانید، مانند:
- هزینه های زندگی شخصی؛
- مالیات؛ و
- سربار کسب و کار.
قیمت های شما باید به اندازه کافی رقابتی باشد تا بتواند هزینه های کسب و کار شما را پوشش دهد و مشتریان جدید جذب کند.
نام شرکت خود را انتخاب کنید و شرکت خود را ثبت کنید
نام گذاری کسب و کار دستیار مجازی یکی از موثرترین راه ها برای متمایز شدن از دیگران و جذب مشتریان پردرآمد است. با این حال، ایجاد یک نام تجاری جذاب و به یاد ماندنی می تواند بیش از آنچه فکر می کنید چالش برانگیز باشد.
باید چیزی باشد که تجارت شما را توصیف کند، اما تلفظ آن نیز آسان باشد. نامی که انتخاب می کنید نیز باید برای استفاده در دسترس باشد.
شما دو راه برای پیدا کردن نام مناسب برای کسب و کار خود دارید:
- از آن استفاده کنید مولد نام شرکت – با وارد کردن کلمات کلیدی و بررسی دامنه های موجود، در وب گشت و گذار کنید تا مرتبط ترین ایده های نام تجاری را شناسایی کنید. یا
- از پورتال رسمی وزیر امور خارجه خود دیدن کنید – نام کسب و کار خود را بررسی کنید تا ببینید آیا برای استفاده در دسترس است یا خیر.
علاوه بر انتخاب یک نام تجاری به یاد ماندنی، قدم بعدی انتخاب یک نهاد تجاری و ثبت شرکت است.
شما سه گزینه در اختیار دارید:
هر کدام از این گزینه ها مزایا و معایبی دارند که باید در نظر بگیرید. مهمتر از آن، ساختار کسب و کاری که انتخاب می کنید، نحوه پرداخت مالیات، سطح مسئولیت شخصی شما و موارد دیگر را تعیین می کند.
توصیه ما این است که خدمات حرفه ای LLC را برای مدیریت کسب و کار خود و ثبت موفقیت آمیز شرکت خود برای جلوگیری از مشکلات قانونی، نقض قوانین و پرداخت جریمه های سنگین استخدام کنید.
سرمایه گذاری روی تجهیزات
هنگامی که شرکت خود را نامگذاری و ثبت کردید و یک طرح کسب و کار جامع و جامع تهیه کردید، باید سرمایه گذاری بر روی بهترین ابزارهای تجارت را برای راه اندازی کسب و کار خود در نظر بگیرید.
اساساً، یک تجارت VA فقط به یک اتصال Wi-Fi قابل اعتماد و سریع و یک دستگاه مجهز به اینترنت با دوربین نیاز دارد. در حالی که شما نمی توانید بدون این موارد ضروری کار کنید، باید روی ابزارهای مدیریت کسب و کار اضافی نیز سرمایه گذاری کنید. بیایید به نیازها بپردازیم.
کامپیوترها
علاوه بر یک دستگاه محاسباتی قدرتمند، سرمایه‌گذاری در تجهیزات اضافی از جمله:
- مانیتور دوم؛
- صندلی اداری ارگونومیک؛
- میز با کیفیت بالا با پایه مانیتور؛ و
- هدفون رده بالا.
ابزار و نرم افزار
سرمایه گذاری روی ابزارهای نرم افزاری مانند:
- مدیریت پروژه – ابزارهای نرم افزاری مدیریت پروژه مانند Evernote، Basecamp، Asana، و Trello به متخصصان کسب و کار کمک می کند تا پروژه ها و مشتریان گذشته، فعلی و آینده را پیگیری کنند تا از ضرب الاجل ها، برنامه ها و موارد دیگر مطلع شوند.
- حسابداری و صورتحساب – ابزارهای نرم افزاری حسابداری و صورتحساب برای تلاش های کسب و کار دستیار مجازی شما ضروری هستند زیرا تضمین می کنند که مشتریان شما به موقع به شما پرداخت می کنند و به شما کمک می کنند هزینه ها و درآمد خود را پیگیری کنید.
- ردیابی زمان – یک قانون کلی استاندارد برای دستیاران مجازی، صورتحساب ساعتی است. با این حال، این می تواند در هنگام مدیریت چندین مشتری بسیار چالش برانگیز باشد. ابزارهای ردیابی زمان می توانند به شما کمک کنند پروژه های در حال انجام خود را پیگیری کرده و قیمت های خود را بر اساس آن تعیین کنید.
سرمایه‌گذاری در تبلیغات رسانه‌های اجتماعی، سئو، هدایت ترافیک ارگانیک به وب‌سایت‌تان، و فهرست کردن کسب‌وکارتان در Google، همه استراتژی‌های تجاری عالی برای جلوتر از رقبای شما هستند.
یک سایت تجاری ایجاد کنید
اکنون که کسب و کار شما تقریباً آماده است، قدم بعدی ایجاد یک وب سایت برای شرکت شما است. اگرچه ممکن است تجربه لازم برای ایجاد یک وب سایت را نداشته باشید، اما باید بدانید که تکنولوژی مدرن وب فرآیند طراحی وب را بسیار ساده می کند.
ایجاد یک وب سایت تجاری چیزی نیست که آن را به تعویق بیندازید. برای جذب مشتریان عادی به خدمات VA خود، به یک وب سایت جذاب، آسان برای استفاده و واکنش گرا با ناوبری یکپارچه نیاز دارید.
از دو طریق می تواند به شما کمک کند تا کسب و کار خود را تبلیغ کنید:
- این به کسب و کار شما مشروعیت می بخشد – یک وب سایت کاملاً بهینه شده باعث می شود کسب و کار شما قانونی و قابل اعتماد به نظر برسد.
- به شما در ایجاد آگاهی از برند کمک می کند – گنجاندن بک لینک به وب سایت خود در پست ها و وبلاگ های رسانه های اجتماعی شما یک راه عالی برای گسترش مخاطبان هدف شما و هدایت ترافیک بیشتر به سایت شما است.
در اینجا یک نکته حرفه ای وجود دارد: با استفاده از ابزارهای سازنده وب سایت مانند WordPress، Shopify و GoDaddy Website Builder در استخدام یک توسعه دهنده وب صرفه جویی کنید.
پروفایل های رسانه های اجتماعی به شما کمک می کند تا حضور آنلاین برند خود را ایجاد کنید و روی شناسایی برند کار کنید. کاربران اینترنت زمان زیادی را در شبکه های اجتماعی مانند لینکدین، توییتر، اینستاگرام و فیسبوک می گذرانند.
شما می توانید در همه این پلتفرم ها شرکت کنید و شروع به اشتراک گذاری محتوای کسب و کار و اخبار صنعت خود کنید تا تصویر برند معتبری ایجاد کنید و مدارک اجتماعی خدمات خود را جمع آوری کنید.
رسانه های اجتماعی همچنین موثرترین راه برای تعامل با مشتریان، شروع بحث، جمع آوری بازخورد کاربران و ایجاد جامعه ای از مشتریان وفادار است.
نتیجه
از زمان همه‌گیری، صنعت VA دوره‌ای از تولد دوباره را پشت سر گذاشته است. در مقایسه با سال های گذشته، نرخ استخدام VA هرگز بالاتر نبوده است.
تقاضا برای متخصصان VA از راه دور همچنان در حال رشد است و هرگز زمانی بهتر از امروز برای انتخاب این حرفه وجود نداشته است.
از این دستورالعمل‌ها برای راه‌اندازی کسب‌وکار VA خود استفاده کنید و سایر مراحلی را که می‌توانید انجام دهید تا مطمئن شوید که با پای درست شروع کرده‌اید، بررسی کنید.